提升效率突破瓶頸：領導者的SMARTER時間管理
作者：Cynthia 黃馨儀(品牌行銷)
時間管理的重要性：領導者面臨的挑戰
在企業中，中高階主管和專案負責人往往面臨大量會議、跨部門協作和高壓環境下的決策需求。如果缺乏系統化的時間管理策略，常常造成無法兼顧個人工作與團隊績效的困境。這種情況不僅導致效率低下，還可能影響整體營運表現。
基於我在外商企業的管理經驗，設計了四步驟的「SMARTER時間管理策略」，協助管理者在資源有限的情況下提升效率、突破瓶頸，並帶領團隊創造高績效。
SMARTER時間管理的四大步驟
以下將以科技公司專案經理 David 的案例，說明如何應用這四個步驟來優化時間管理。David 的任務是管理一個跨國專案，經常參加各種會議，同時也需處理公司分派的工作。
1. 自我評估與挑戰識別
企業內的管理層和專案負責人應首先對自身的時間使用情況進行全面的自我評估。透過記錄每天的時間使用，管理者可以清楚了解時間花費的主要區域和無效時間來源。許多領導者會發現，日常時間浪費來自頻繁的中斷、優先順序不清或是多重角色的平衡挑戰。
案例場景：David 開始分析他每天的時間分配，記錄一周下來的會議情況，發現超過三分之一的時間花在無效或重複的會議上，這些會議缺乏明確的目標或決策。
解決方案：經過自我評估，David 確認了過多會議是他效率低下的原因，於是決定在接下來的步驟中應用 SMARTER 策略，精簡會議流程，優化時間分配，提升專案效率。
2. SMARTER目標設定
設定明確的目標與優先順序是SMARTER策略的核心。
SMARTER目標設定，有別於原先的SMART目標設定，具有：Specific（具體）、Measurable（可衡量）、Achievable（可達成）、Relevant（相關性）、Time-Bound（有時限）五大指標；因應主管和專案負責人工作的複雜度，新增了：Effect（影響度）和Rejection（拒絕力）。
「Effect（影響度）」與「Rejection（拒絕力）」是SMARTER時間管理策略的兩大加權指標。Effect指的是任務的長期影響力，Rejection則幫助領導者判斷是否該拒絕不必要的任務，避免資源浪費。企業中的團隊領導人可以利用這兩大指標篩選出最具價值的任務，優先處理，以達成最理想的成果。
解決方案：David 將會議數量從十場減少到五場，並為每場會議設定具體的議題與決策目標。透過這些措施，他和團隊成員得以將精力集中在核心任務上，提升了每次會議的實質效益。
3. 有效的時間規劃技巧
在確認目標和優先順序後，管理者需要制定有效的時間規劃方案。時間規劃應強調個人目標與團隊目標的平衡，並根據Effect x Rejection模型（E x R模型）將時間資源分配到影響度最大的項目上。
案例背景：在確認目標後，David 採用了 E x R 模型（Effect x Rejection）來分配團隊資源。
解決方案：將工作日分為「高效工作時段」和「協作時段」，並在高效時段中專注處理優先級最高的任務，減少分心和中斷。這樣的時間規劃使 David 和團隊在指定時間內完成主要任務，並確保跨部門溝通按時進行，避免隨意插入的會議。不僅增強了時間使用的有效性，也讓成員在最佳時間全心投入工作。
4. 善用教練式引導
在時間管理中，團隊的拖延是常見的挑戰。為了解決這一問題，領導者可運用教練式引導的S.T.A.R.T技巧，包括增強動機（Strengthen Motivation for Change）、鼓勵跨出第一步（Take the First Step）、行動追蹤（Action Tracking）、定期檢討（Review and Rethink）、和團隊建立（Team Building）。
案例背景：在執行了前幾個步驟後，David 開始著手解決團隊中的拖延問題，尤其是一些成員在重點任務上往往無法按時完成。
解決方案：他運用了教練式引導的 S.T.A.R.T 模型，逐步引導成員克服拖延，並幫助他們建立自主高效的工作習慣。他首先增強成員的動機（Strengthen Motivation for Change），並要求每位成員在會議中提出自己的行動計畫和時間表（Take the First Step）。接著，他定期跟進行動計畫（Action Tracking），幫助成員達成目標，並鼓勵成員反思和調整工作方式（Review and Rethink），最終在團隊內建立了強大的合作文化（Team Building），在工作進度和質量上都有顯著提升，成為一支高績效的自主團隊。
結論：運用SMARTER策略突破企業時間管理瓶頸
企業往往期望能夠幫助管理層及專案負責人有效管理時間，以提升整體營運效率，但管理者又要管理領導，又要執行工作任務，十分挑戰。 透過SMARTER 策略的四步驟，可以幫助主管和專案負責人有效管理時間，平衡個人與團隊需求。同時，在帶領團隊時，主管和專案負責人可運用教練式引導克服團隊拖延，打造了自主高效的工作文化，讓自己工作SMATER，團隊績效也更SMATER。
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